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Com as empresas visando responder às demandas de mercado mais rapidamente, entregar melhores produtos e serviços a seus clientes, com maior produtividade e diminuição do desperdício e defeitos, surge a necessidade de uma Gestão por Processos, transformando a forma como as organizações gerenciam seu fluxo de trabalho tradicional. E com o advento do BPM, surgem alguns problemas comuns na implementação da Gestão de Processos, como:

Falhas de comunicação

Uma grande dificuldade para implementar Gestão por Processos  são as falhas de comunicação. É sempre importante informar os colaboradores da organização dos planos e benefícios envolvidos em uma Gestão por Processos. A comunicação adequada incentiva o empenho e o comprometimento de toda a equipe e, ainda, combate o medo da mudança.

Falta de patrocínio da alta administração

Diríamos que este é um problema clássico! Sabemos que a falta de apoio da alta administração influencia de forma direta o comprometimento, união e cooperação dos colaboradores de diferentes áreas envolvidas nas iniciativas de BPM. Burton (2010) argumenta que, quando o nível estratégico da organização não demonstra explicitamente apoio aos projetos de gestão por processos, os demais níveis organizacionais relutam em destinar esforços e tempo para contribuírem com as práticas de BPM.

Esta resistência tem diversas origens, desde falta de conhecimento sobre o assunto, questões políticas, julgamento pelo desempenho (não querem ser medidos), medo da mudança, não acreditam no retorno do investimento ou não se sentem beneficiados.

A solução mais usual é o agendamento de reuniões estratégicas, traçar planos, diálogo e aproximação, demonstrando os benefícios da gestão por processos e o impacto desta no crescimento e lucro do negócio. Levando a liderança a participar de forma ativa em reuniões de níveis táticos e operacionais, na tomada conjunta de decisões e integração entre as áreas.

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1- Bizagi Modeler

A ferramenta mais conhecida pelos analistas de processos está no mercado como uma solução gratuita há uns bons anos.

O Bizagi Modeler é fácil de usar e usa cores nos elementos para facilitar a identificação.

A ferramenta possui uma tradução das funcionalidades e da maioria dos elementos para português (mas os nomes usados podem variar de uma versão para a outra, já que não existe uma tradução oficial da notação para o nosso idioma).

Dos diagramas de BPMN, permite criar apenas o Diagrama de Processo (Orquestração).

A ferramenta tem recursos que ajudam a evitar a utilização equivocada de alguns elementos, e possui um verificador que ajuda a validar a integridade do processo (regras básicas da notação BPMN).

Além de desenhar o fluxo do processo, é possível documentar os elementos criando novos campos para complementar o modelo com informações.

Os diagramas criados são gravados no formato próprio da ferramenta (extensão .bpm) mas podem ser exportados para formatos de imagem como PNG e BMP, além de gerar documentações no formato de manuais que podem ser exportados em PDF, DOC, para wiki e também um formato navegável HTML. É possível também exportar e importar arquivos nos formatos padrões BPMN e XPDL.

Um outro recurso interessante é a simulação de processos.

Para baixar, experimentar e descobrir mais sobre esta ferramenta: http://www.bizagi.com/pt/produtos/bpm-suite/modeler

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Mas afinal, o que é BPM?

BPM é a abreviação de Business Process Management, que traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio. É uma abordagem de gerenciamento adaptável, desenvolvido com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, dentro e fora das empresas, tendo como intuito trazer a tona informações pertinentes de como os processos são executados para que melhorias possam ser realizadas e para que os processos possam ser gerenciados possibilitando uma melhor tomada de decisões e visão do negócio como um todo.

Quais são as vantagens de sua utilização?

A grande vantagem da utilização do BPM em uma empresa é a melhora continua dos processos permitindo que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais capaz de mudanças do que aquelas com foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional hierárquico.

Existe um guia?

Sim, existe. Este guia é o BPM CBOK, que é organizado em nove áreas de conhecimento, conforme mostrado na figura abaixo. Essas áreas são segmentadas em uma perspectiva mais ampla orientada à organização e uma perspectiva de processos. As áreas de conhecimento de BPM refletem as capacidades que devem ser consideradas por uma organização na implementação do Gerenciamento de Processos de Negócio.

Onde posso saber mais?

Existem diversos lugares para se aprender mais sobre BPM. Se tudo correr bem (assim espero), irei criar e publicar uma série de artigos a respeito. Mas nada que o google não ajude. No brasil, temos a ABPMPBrasil, que mantém o BPM CBOK traduzido para o português e possui uma série de profissionais certificados na área. Além disso, diversos blogs e empresas possuem material disponível sobre o tema.

Bem, para o primeiro post sobre BPM era isso. Espero que voltem nas próximas publicações sobre o assunto (sim, eles virão).